Załącznik nr 1 do ogłoszenia o zamówieniu

Opis przedmiotu zamówienia
(główne założenia umowy)

1.	Przedmiotem zamówienia jest świadczenie na rzecz Gminy Choroszcz i Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Choroszczy usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym oraz innych usług związanych z usługami pocztowymi. Do przedmiotu zamówienie zalicza się w szczególności :
a)	usługi wchodzące w zakres usług powszechnych, polegające na przyjmowaniu, sortowaniu,
     przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek pocztowych ( listowych i paczek ),
b)	usługi polegające na przyjmowaniu, sortowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek kurierskich,
c)	usługi zwrotu do siedziby zamawiającego przesyłek niedoręczonych,
d)	odbiór przesyłek z dwóch miejsc wskazanych jako siedziby Zamawiającego i transport do placówek nadawczych.
Przedmiot zamówienia będzie realizowany w oparciu o postanowienia:
•	ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo Pocztowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1481),
•	ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 201)- zwanej dalej Ordynacją podatkową
•	ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postepowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz.1257)- zwanej dalej Kpa
•	ustawy z dnia 17 listopada 1964r Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2016r. poz. 1822)- zwanej dalej Kpc,
•	rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z  dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej  (Dz. U. z 2013., poz. 1468),
•	rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r., poz. 545),
•	międzynarodowych przepisów pocztowych: Ósmy protokół dodatkowy do Konstytucji Światowego Związku Pocztowego, Pierwszy Protokół dodatkowy do Regulaminu Generalnego Światowego Związku Pocztowego wraz z załącznikiem – Regulaminem wewnętrznym Kongresów,  Światowa Konwencja Pocztowa oraz porozumienie dotyczące pocztowych usług płatniczych  sporządzone w Genewie  dnia 12 sierpnia 2008r. (Dz. U. z 2014 poz. 1824), w zakresie usług pocztowych w obrocie zagranicznym,
•	regulaminu świadczenia usług pocztowych Wykonawcy obowiązującego w trakcie trwania umowy.
2.	Przez przesyłki pocztowe objęte przedmiotem zamówienia rozumie się:
           1) przesyłki listowe:
a)	zwykłe – przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym,
b)	zwykłe priorytetowe – przesyłki nierejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym,
c)	polecone – przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania w obrocie krajowym,
d)	polecone priorytetowe – przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania w obrocie krajowym i zagranicznym,
e)	polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) – przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym, 
f)	polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) – przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym
  2) paczki pocztowe – przesyłki rejestrowane, nie będące przesyłkami listowymi,  nie będące paczkami  
      najszybszej kategorii o masie do 10 kg w obrocie krajowym i o masie do 20 kg  w obrocie  
     zagranicznym lub paczki priorytetowe będące przesyłkami najszybszej kategorii,
    3) przesyłki kurierskie – rejestrowane przesyłki listowe i paczki, odbierane z siedziby zamawiającego  
        i dostarczane adresatowi w gwarantowanym terminie na terenie kraju i za granicą
3.	Do realizacji przedmiotu zamówienia stosowane będą wymagania i wskaźniki tożsame z wymaganiami i wskaźnikami określonymi w rozdziale 2 oraz załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013r., poz. 545).
4.	Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i za granicą (z uwzględnieniem międzynarodowych przepisów pocztowych), na podany adres bądź wskazany adres skrytki pocztowej.
5.	Zamawiający przewiduje nadawanie przesyłek wymagających zastosowania trybów wskazanych w art. 57 § 5 pkt 2 Kpa, art. 12 § 6 pkt 2 Ordynacji podatkowej, art. 165 § 2 Kpc i innych analogicznych przepisach, w szacunkowej ilości stanowiącej równowartość 20% całości wolumenu przesyłek objętych zamówieniem.
6.	Przesyłki przeznaczone do nadania Wykonawca będzie odbierał z miejsc wskazanych przez Zamawiającego:

a)	Urząd Miejski w Choroszczy, ul. Dominikańska 2,16-070 Choroszcz,  
b)	Miejsko Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Choroszczy ul. Dominikańska 2,                                16-070 Choroszcz
7.	Przesyłki przeznaczone do nadania Wykonawca będzie odbierał z miejsc wskazanych przez  Zamawiającego we wszystkie dni robocze:
a) od poniedziałku do piątku, w przybliżeniu w godzinach od 09:30 do 10:30,
b) wyjątkowych sytuacjach korespondencja może zostać przygotowana do wysłania również po godzinie 14:00 co zobowiązuje Wykonawcę do przyjęcia i potwierdzenia nadania korespondencji w tym samym dniu. Zamawiający osobiście dostarczy do Wykonawcy przesyłki do wysłania po godzinie 14:00 w celu przyjęcia i potwierdzenia nadania korespondencji w tym samym dniu.
8.	Nadanie przesyłek następować będzie w tym samym dniu, w którym Wykonawca odbierze je z siedziby Zamawiającego. Dotyczy to także przesyłek nadawanych z zastosowaniem trybów wskazanych w art. 57 § 5 pkt 2 Kpa, art. 12 § 6 pkt 2 Ordynacji podatkowej, art. 165 § 2 Kpc i innych analogicznych przepisach.
9.	W przypadku wystąpienia uzasadnionych zastrzeżeń w stosunku do już odebranych przesyłek (np. nieprawidłowe opakowanie, brak pełnego adresu itp.), Wykonawca bez zbędnej zwłoki wyjaśni je z Zamawiającym. Brak możliwości wyjaśnienia zastrzeżeń może skutkować nadaniem przesyłki w terminie późniejszym niż w dniu odebrania przesyłki od Zamawiającego.
10.	Wykonawca będzie zwracał Zamawiającemu zwrotne potwierdzenia odbioru przesyłki przez adresata niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki. Oczekiwany termin zwrotu to 7 dni roboczych. Doręczone potwierdzenie odbioru powinno zawierać czytelną datę i czytelny podpis wskazanego odbiorcy, pieczęcie firm oraz datę i podpis osoby doręczającej. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę w terminie 7 kolejnych dni, licząc od dnia następnego po dniu pozostawienia zawiadomienia u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w ww. terminie, wykonawca sporządza powtórne zawiadomienie o możliwości jej odbioru w terminie kolejnych 7 dni. Po upływie terminu odbioru przesyłka niezwłocznie zwracana jest zamawiającemu wraz z podaniem daty i przyczyny nie odebrania przez adresata (zgodnie z art. 150 Ordynacji podatkowej bądź art. 44 Kpa).
11.	Zamawiający będzie umieszczał na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata, formę zapłaty, określając równocześnie rodzaj przesyłki (polecona, priorytetowa, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, itd.) zgodnie ze standardami uzgodnionymi z wykonawcą.
12.	Zamawiający będzie korzystał wyłącznie z własnych opakowań przesyłek.
13.	Wykonawca dostarczy zamawiającemu blankiety zwrotnego potwierdzenia odbioru w ilości umożliwiającej zachowanie ciągłości wysyłki korespondencji – terminy i wielkość dostaw zostaną uzgodnione w czasie realizacji zamówienia.
14.	Do listów uznanych przez Zamawiającego za przesyłki specjalnej wagi będą wykorzystywane własne druki zwrotnego potwierdzenia odbioru, uwzględniające wymogi Kpa i Ordynacji podatkowej. 
15.	Zamawiający wymaga, aby na dowodzie nadania oraz kopercie przesyłki figurował Zamawiający jako podmiot nadający przesyłkę. Zamawiający nie dopuszcza przepakowywania nadawanych przesyłek, ani zmian w zakresie nadawcy przesyłek. Zamawiający nie dopuszcza możliwości dołączania do przesyłek jakichkolwiek przedmiotów nie będących częścią przesyłki, wpływających na jej wagę.
16.	Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym. Przesyłki rejestrowane               (w tym paczki) nadawane będą na podstawie pocztowej książki nadawczej, której wzór zamawiający uzgodni z wykonawcą.
17.	Przesyłki nierejestrowane nadawane będą na podstawie zestawienia ilościowo-wartościowego nadanych przesyłek.
18.	Rejestry pocztowe sporządzane będą w dwóch egzemplarzach dla Wykonawcy i Zamawiającego.
19.	W odniesieniu do przesyłek nadawanych z zachowaniem trybów wskazanych w art. 57 § 5 pkt 2 Kpa, art. 12 § 6 pkt 2 Ordynacji podatkowej, art. 165 § 2 Kpc i innych analogicznych przepisach, Wykonawca najpóźniej w następnym dniu roboczym będzie dostarczał Zamawiającemu potwierdzenie nadania przesyłek w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego.
20.	Przesyłki przeznaczone do nadania będzie odbierał z siedziby Zamawiającego upoważniony przedstawiciel Wykonawcy.
21.	Zamawiający będzie odpowiedzialny za nadanie przesyłek pocztowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia.
22.	Reklamację z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy po upływie 14 dni od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później niż 12 miesięcy od ich nadania.
23.	Termin udzielenia odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji.
24.	Do odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 23 listopada 2012 r – Prawo pocztowe (t.j. Dz.U.2017 r. poz. 1481 oraz aktów wykonawczych wydanych do tej ustawy.
25.	Wykonawca odpowiada za nie wykonanie lub nienależyte wykonanie usług pocztowych chyba, że nastąpiło to w skutek siły wyższej.
26.	W przypadku nie wykonania usługi Wykonawca niezależnie od należnego odszkodowania zwraca w całości opłatę pobraną za wykonanie usługi.
27.	Rozliczenie usług pocztowych odbywać się będzie w formie opłaty skredytowanej po wykonanej usłudze na podstawie miesięcznych faktur VAT wystawionych przez wykonawcę. Płatność nastąpi w terminie 21 dni od dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury. Zamawiający oczekuje odrębnej faktury za świadczenie usług pocztowych na rzecz Gminy Choroszcz i odrębnej faktury na rzecz MGOPS w Choroszczy.
28.	Rozliczenie za realizację przedmiotu umowy będzie się odbywało na podstawie cen jednostkowych, określonych przez Wykonawcę w ofercie. Dotyczy to także przesyłek nadawanych z zastosowaniem trybów wskazanych w art. 57 § 5 pkt 2 Kpa, art. 12 § 6 pkt 2 Ordynacji podatkowej, art. 165 § 2 Kpc i innych analogicznych przepisach.
29.	Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień umowy w zakresie cen jednostkowych wyłącznie w następujących sytuacjach:
1)	gdy nastąpi zmiana wysokości obowiązujących stawek podatku VAT dotyczących usługi lub usług należących do przedmiotu umowy, Strony dopuszczają możliwość zmiany cen jednostkowych, odpowiednio, tej usługi lub usług, w zakresie odpowiadającym zmianie wysokości stawki podatku VAT. W powyższym przypadku Zamawiający zobowiązuje się do uiszczenia opłaty powiększonej o podatek od towarów i usług według stawki obowiązującej na dzień wystawienia faktury VAT,
2)	w przypadku wprowadzenia przez Wykonawcę powszechnie obowiązujących w jego działalności nowych cen usługi lub usług należących do przedmiotu umowy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany cen jednostkowych, odpowiednio tej usługi lub usług pod warunkiem ich zaakceptowania przez Zamawiającego, a w przypadkach, gdy jest to wymagane obowiązującymi przepisami prawa, również pod warunkiem wcześniejszego zatwierdzenia nowych cen usługi lub usług przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej. W powyższym przypadku Zamawiający zobowiązuje się do uiszczenia opłaty za świadczone usługi w wysokości obowiązującej na dzień wystawienia faktury VAT”,
3)	obniżenia opłat pocztowych dla usług wynikających z aktualnego cennika lub regulaminu Wykonawcy, 
4)	korzystania z programów rabatowych oferowanych przez Wykonawcę w toku realizowanej umowy?
30.	Całkowite wynagrodzenie Wykonawcy, obliczone z uwzględnieniem szacunkowej wielkości zamówienia i cen jednostkowych, może ulec zmianie w zależności od faktycznych potrzeb Zamawiającego w zakresie ilości nadawanych przesyłek.
31.	Za realizację przedmiotu umowy Wykonawcy będzie przysługiwało wynagrodzenie. Jego wysokość będzie wyliczana jako iloczyn faktycznie wykonanych usług pocztowych oraz stawek za poszczególne usługi, wg oferty Wykonawcy. Wynagrodzenie za przedmiot umowy będzie przekazywane operatorowi na podstawie faktur, z dołu w formie miesięcznych opłat, których wysokość będzie uzależniona od faktycznie zrealizowanych usług.
32.	Wykonawca ma obowiązek przedstawić Zamawiającemu wzór umowy, której załącznikiem będzie regulamin świadczenia usług pocztowych wraz z obowiązującymi wzorami druków i formularzy, służących do dokumentowania przebiegu realizacji usługi a także aktualny cennik usług pocztowych. Przez opłatę z dołu należy rozumieć opłatę w całości wniesioną przez zamawiającego, bezgotówkowo, poprzez polecenie przelewu w terminie późniejszym niż:
1)  nadanie przesyłek,
2) odbiór przesyłek rejestrowanych zwracanych do Nadawcy po wyczerpaniu możliwości ich  
      doręczenia/wydania odbiorcy,
3)  odbiór nadchodzących do nadawcy przesyłek kurierskich z opłatą przerzuconą na adresata.
33.	Wykonawca zobowiązuje się do informowania zamawiającego o każdej zmianie załączników do umowy w formie pisemnej. Zmiana załączników będzie obowiązywała od daty jej doręczenia i nie powoduje konieczności sporządzania aneksu do umowy.
34.	Zamawiający będzie miał prawo do odstąpienia od umowy w przypadkach:
1)  wystąpienia przesłanek z art. 145 ustawy Prawo zamówień publicznych, 
2) gdy wykonawca nie przystąpi do realizacji przedmiotu umowy w terminie określonym w ogłoszeniu o zamówieniu z przyczyn leżących po stronie wykonawcy,
3) w przypadku stwierdzenia, że wykonawca wykonuje przedmiot umowy wadliwe lub  w 
      sposób sprzeczny z umową, po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego z Wykonawcą w sprawie wadliwego lub sprzecznego z umową wykonania przedmiotu zamówienia, oraz potwierdzającego zasadność  i wysokość naliczonej kary umownej.
Prawo do odstąpienia od umowy będzie przysługiwało Zamawiającemu w okresie 30 dni od daty powzięcia informacji o wystąpieniu ww. okoliczności.
            Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w przypadku odstąpienia od umowy z
            przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 10% całkowitego szacowanego 
            wynagrodzenia umownego brutto Wykonawcy – łącznej ceny brutto określonej w ofercie   
            Wykonawcy dla oddzielnych umów Jednostek Zamawiającego.
35.	Zapłata kary umownej nie wyłącza prawa do dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych. Zamawiający ma prawo dochodzenia odszkodowania w oparciu o przepisy Kodeksu cywilnego, jeżeli powstała szkoda przekracza wartość kar umownych lub jeżeli szkoda powstała z tytułu nie objętego karami umownymi.
36.	Każda ze stron umowy będzie mogła rozwiązać umowę za jej uprzednim, pisemnym wypowiedzeniem z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia.
37.	W przypadku rozwiązania umowy (zarówno poprzez odstąpienie jak i wypowiedzenie) lub zakończenia jej realizacji, strony w terminie dwóch miesięcy rozliczą nieukończone czynności związane z wykonywaniem przedmiotu umowy.
38.	Zamawiający zastrzega, że suma wszystkich płatności za wykonanie usług w ramach niniejszej umowy nie może przekroczyć kwoty brutto w wysokości …………… zł (słownie:………….. złotych).
39.	W przypadku uzyskania dodatkowych środków finansowych na ten cel i w przypadku zwiększonej ilości przesyłek przewidzianych do realizacji w ramach umowy Zamawiający może aneksem do umowy zwiększyć tę kwotę.
40.	Szacowana wielkość zamówienia.
W poniższej tabeli wyszczególniono rodzaje usług pocztowych (przesyłek), jakie będą zlecane Wykonawcy oraz szacowane ilości, w skali okresu na jaki umowa ma zostać zawarta. Zestawienie przedstawia się w celu umożliwienia sporządzenia oferty i wyliczenia ceny. Zamawiający nie będzie zobowiązany do zamówienia podanych ilości usług. Ilość przesyłek (usług) nadanych w ramach realizacji umowy uzależniona będzie od rzeczywistych potrzeb Zamawiającego. Wykonawca nie będzie kierował do Zamawiającego żadnych roszczeń z tytułu różnic pomiędzy szacowaną a faktyczną ilością zrealizowanych usług. 

Tabela  - szacowana wielkość zamówienia w okresie obowiązywania umowy dla Urzędu Miejskiego w Choroszczy.

Lp.	Rodzaj przesyłki	Waga przesyłki	Szacowana ilość (sztuki) przesyłek 	

				
				
1	2	3	4	5	
1.	Listy ekonomiczne zwykłe	do 350 g	A	1000	
			B	5	
		ponad 350 g do 1000 g	A	15	
			B	1	
		ponad 1000 g do 2000 g	A	1	
			B	1	
2.	Listy ekonomiczne polecone bez ZPO	do 350 g	A	800	
			B	5	
		ponad 350 g do 1000 g	A	2	
			B	2	
		ponad 1000 g do 2000 g	A	1	
			B	1	
3.	Listy ekonomiczne polecone z  ZPO	do 350 g	A	17000	
			B	10	
		ponad 350 g do 1000 g	A	300	
			B	40	
		ponad 1000 g do 2000 g	A	1	
			B	1	
4.	Listy priorytetowe zwykłe	do 350 g	A	90	
			B	2	
					
		ponad 350 g do 1000 g	A	1	
			B	1	
		 	 	 	
		ponad 1000 g do 2000 g	A	1	
		 	B	1	
5.	Listy priorytetowe  polecone bez ZPO	do 350 g	A	10	
			B	1	
		ponad 350 g do 1000 g	A	1	
			B	1	
		ponad 1000 g do 2000 g	A	1	
			B	1	
6.	Listy priorytetowe polecone z ZPO	do 350 g	A	5	
			B	2	
		ponad 350 g do 1000 g	A	1	
			B	1	
		ponad 1000 g do 2000 g	A	1	
			B	1	
7.	Listy z zadeklarowaną	do 2 kg	A	1	
	wartością do 250 zł z ZPO				
	 		B	1	
8.	Paczka pocztowa ekonomiczna	od 2 kg	5	
				
9.	Przesyłka kurierska (doręczenia dnia następnego do godziny wskazanej przez Zamawiającego) za potwierdzeniem odbioru	do 2 kg	2	
10.	Listy ekonomiczne polecone z ZPO (teren Europy)	do 100 g	5	
11.	Listy priorytetowe polecone z ZPO (teren Europy)	do 100 g	3	

Tabela  - szacowana wielkość zamówienia w okresie obowiązywania umowy dla Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Choroszczy.

Lp.	Rodzaj przesyłki	Waga przesyłki	Szacowana ilość (sztuki) przesyłek 	

				
				
1	2	3	4	5	
1.	Listy ekonomiczne zwykłe	do 350 g	A	300	
			B	1	
		ponad 350 g do 1000 g	A	1	
			B	1	
		ponad 1000 g do 2000 g	A	1	
			B	1	
2.	Listy ekonomiczne polecone bez ZPO	do 350 g	A	200	
			B	1	
		ponad 350 g do 1000 g	A	1	
			B	1	
		ponad 1000 g do 2000 g	A	1	
			B	2	
3.	Listy ekonomiczne polecone z  ZPO	do 350 g	A	3000	
			B	1	
		ponad 350 g do 1000 g	A	20	
			B	10	
		ponad 1000 g do 2000 g	A	1	
			B	1	
4.	Listy priorytetowe zwykłe	do 350 g	A	10	
			B	1	
					
		ponad 350 g do 1000 g	A	1	
			B	1	
		 	 	 	
		ponad 1000 g do 2000 g	A	1	
		 	B	1	
5.	Listy priorytetowe  polecone bez ZPO	do 350 g	A	1	
			B	1	
		ponad 350 g do 1000 g	A	1	
			B	1	
		ponad 1000 g do 2000 g	A	1	
			B	1	
6.	Listy priorytetowe polecone z ZPO	do 350 g	A	1	
			B	1	
		ponad 350 g do 1000 g	A	1	
			B	1	
		ponad 1000 g do 2000 g	A	1	
			B	1	
7.	Listy z zadeklarowaną	do 2 kg	A	1	
	wartością do 250 zł z ZPO				
	 		B	1	
8.	Paczka pocztowa ekonomiczna	od 2 kg	1	
				
9.	Przesyłka kurierska (doręczenia dnia następnego do godziny wskazanej przez Zamawiającego) za potwierdzeniem odbioru	do 2 kg	1	
10.	Listy ekonomiczne polecone z ZPO (teren Europy)	do 100 g	1	
11.	Listy priorytetowe polecone z ZPO (teren Europy)	do 100 g	1