Zał. do zarządzenia Nr 4 /06

Burmistrza Choroszczy z 28 lutego 2006 roku

REGULAMIN PRACY

KOMISJI PRZETARGOWEJ

§ 1

Postanowienia ogólne

Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

1/ ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177, ze zmianami);

2/ zamawiającym - należy przez to rozumieć Burmistrza Choroszczy,

3/ Regulaminie - należy przez to rozumieć „Regulamin pracy Komisji przetargowej”

4/ Komisji - należy przez to rozumieć komisję przetargową, o której mowa w art. 20 ustawy, powołanej przez Burmistrza Choroszczy do przeprowadzenia określonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

5/ Przewodniczącym - należy przez to rozumieć Przewodniczącego komisji;

6/ Zastępcy Przewodniczącego – należy przez to rozumieć Zastępcę Przewodniczącego komisji,

7/ Sekretarzu - należy przez to rozumieć Sekretarza komisji

8/ Zastępcy Sekretarza – należy przez to rozumieć Zastępcę Sekretarza komisji

§ 2

1. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadza Komisja przetargowa, zwana dalej Komisją:

2. Do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego - w zależności od jego przedmiotu i wartości - Komisja działa w zespole wyznaczonym przez Przewodniczącego komisji:

a) co najmniej trzyosobowym do zamówień, których wartość nie przekracza równowartości 60.000 euro

b) co najmniej pięcioosobowym do zamówień, których wartość przekracza równowartość 60.000 euro

3. Pracami zespołu kieruje i odpowiada za poprawną ich realizację Przewodniczący lub wyznaczony przez niego Zastępca Przewodniczącego.

4. Komisja rozpoczyna pracę z chwilą powstania potrzeby realizacji zamówienia.

§ 3

Pracą Komisji kieruje Przewodniczący lub jego Zastępca, do którego zadań należy:

1/ pobranie ofert z kancelarii Urzędu Miejskiego w dniu ich otwarcia

2/ organizowanie prac Komisji, w szczególności wyznaczanie terminów posiedzeń oraz zapewnienie sprawnego przebiegu wykonywanych zadań, które określono w decyzji o jej powołaniu.

3/ zebranie oświadczeń członków Komisji w zakresie określonym w art. 17 ust. 1 ustawy

4/ nadzorowanie prowadzenia dokumentacji postępowań o udzielanie zamówień publicznych prowadzonej przez Sekretarza lub jego Zastępcę

5/ informowanie Burmistrza o przebiegu prac Komisji, w tym o nieprawidłowościach występujących w toku przeprowadzanego postępowania

6/ publiczne obwieszczenie sesji otwarcia ofert, tym:

a) przedstawienie składu osobowego Komisji osobom przybyłym na otwarcie ofert.

b) bezpośrednio przed otwarciem ofert podanie kwoty, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,

c) sprawdzenie, czy oferty zostały złożone w terminie, czy osoby reprezentujące oferentów którzy złożyli oferty, posiadają pełnomocnictwa do składania oświadczeń w ich imieniu.

d) udzielanie głosu upoważnionym przedstawicielom wykonawców, obecnym na publicznej sesji otwarcia ofert w przedmiocie składania oświadczeń i wyjaśnień.

7/ sprawdzenie z członkami Komisji ważności ofert, poprzez ustalanie czy:

a) złożone oferty zostały opracowane zgodnie z warunkami i wymogami określonymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert,

b) oferent nie podlega wykluczeniu z postępowania,

c) oferta nie podlega odrzuceniu.

8/ konsultowanie z radcą prawnym projektu pisma w sprawie wykluczenia oferenta lub odrzucenia oferty w przypadku wątpliwości formalno - prawnych.

9/ przedkładanie Burmistrzowi projektu pisma w sprawie wykluczenia oferenta lub odrzucenia oferty

10/ wykonywanie innych obowiązków i czynności wynikających z ustawy i wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych.

§ 4

Do obowiązków Sekretarza Komisji lub jego Zastępcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego należy:

1/ współpraca z kierownikiem merytorycznym przy opracowaniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia

2/ dokumentowanie podstawowych czynności Komisji, w tym sporządzenie protokołu oraz załączników

3/ udział w opracowaniu treści wniosków, odpowiedzi i wystąpień związanych z prowadzonym postępowaniem

4/ powiadamianie członków Komisji o terminach posiedzeń

5/ przestrzeganie zasady pisemności w zakresie określonym ustawą

6/ czuwanie nad prawidłowym wypełnianiem dokumentacji przetargowej przez członków komisji

7/ przygotowywanie materiałów z postępowania w celu ich udostępnienia na potrzeby biegłych

8/ przygotowanie materiałów z postępowania do archiwizacji

9/ wykonywanie innych zadań i czynności w zakresie udzielania zamówień publicznych, wynikających z ustawy i wydanych na jej podstawie aktów wykonawczych

§ 5

1. Do zadań Komisji w zakresie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego należy:

1/ udzielanie wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia,

2/ prowadzenie negocjacji lub rokowań z dostawcami lub wykonawcami w sytuacjach określonych przez ustawę,

3/ otwarcie ofert,

4/ dokonanie oceny czy dostawcy lub wykonawcy, którzy złożyli oferty, spełniają warunki określone w ustawie, oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia,

5/ wnioskowanie o wykluczenie dostawców lub wykonawców z ubiegania się o udzielenie zamówienia w przypadkach przewidzianych ustawą,

6/ wnioskowanie o odrzucenie ofert w przypadkach określonych w ustawie,

7/ dokonanie oceny ofert nie podlegających odrzuceniu,

8/ przygotowanie propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej,

9/ wnioskowanie o unieważnienie postępowania w przypadkach określonych w ustawie,

10/ zapoznanie z wniesionymi przez oferentów protestami oraz przygotowanie stanowiska Komisji w tej sprawie wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym,

11/ opracowanie projektu umowy

12/ powiadamianie Referatu Finansowego Urzędu Miejskiego o zwrocie wniesionego wadium

2. Wniosek Komisji w przedmiocie wykluczenia dostawcy lub wykonawcy, odrzucenia ofert oraz unieważnienia postępowania , rozstrzyga Burmistrz Choroszczy.

3. Komisja dokonuje otwarcia ofert w dniu określonym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub innej dokumentacji z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, wykonując w szczególności następujące czynności:

1/ sprawdza czy oferty nie zostały uszkodzone lub otwarte,

2/ sprawdza termin złożenia ofert (datę i godzinę),

3/ odsyła dostawcom/wykonawcom oferty złożone po terminie bez ich otwierania,

4/ w trakcie procedury oceny i badania ofert Komisja w szczególności sprawdza, czy każda z ofert:

a) spełnia kryteria i zasady określone w ustawie oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia, istotnych warunkach zamówienia lub zaproszeniu do składania ofert,

b) zawiera wszelkie wymagane przepisami dokumenty i oświadczenia.

4. Komisja prowadzi rokowania w trybie zamówienia z wolnej ręki do czasu zawarcia umowy z dostawcą lub wykonawcą.

5. Komisja w toku prac zobowiązana jest do przestrzegania zasad określonych w przepisach dotyczących ochrony informacji niejawnych oraz ochrony danych osobowych.

6. Komisja zapoznaje się z wniesionymi protestami, a następnie przygotowuje projekt stanowiska Komisji w tej sprawie wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym.

7. Przewodniczący Komisji lub jego Zastępca przedkłada stanowisko Komisji w sprawie protestu Burmistrzowi Choroszczy.

8. Arbitra do udziału w postępowaniu odwoławczym wyznacza Burmistrz Choroszczy

9. Komisja przetargowa kończy pracę po:

1/ zawarciu umowy,

2/ opublikowaniu ogłoszenia o wyniku postępowaniu przetargowego,

3/ skompletowaniu dokumentacji postępowania,

4/ przekazaniu dokumentacji postępowania kierownikowi referatu, z którego zadaniami wiąże się dane zamówienie

5/ unieważnieniu postępowania o udzielenie zamówienia

§ 6

1. Komisja podejmuje decyzje w obecności co najmniej połowy członków w drodze głosowania lub na podstawie sumy indywidualnych ocen jej członków.

2. Jeżeli w trakcie głosowania decyzja nie może być podjęta ze względu na równą liczbę głosów, rozstrzyga głos Przewodniczącego lub Zastępcy Przewodniczącego.

3. W przypadku obecności mniej niż połowy członków Komisji posiedzenie odracza się.

§ 7

Do obowiązków członka Komisji należy dokonywanie indywidualnej oceny ofert wyłącznie na podstawie:

1/ kryteriów oceny ofert określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub innej dokumentacji z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

2/ przy zastosowaniu kryteriów opisanych wzorami każdy z członków sporządza kartę indywidualnej oceny ofert,

3/ każdy z członków Komisji sporządza pisemne uzasadnienie indywidualnej oceny ofert w przypadku zastosowania kryteriów nieopisanych wzorami.

§ 8

Członkowie Komisji ponoszą odpowiedzialność za prawidłowe i rzetelne przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

§ 9

Przewodniczący Komisji lub jego Zastępca niezwłocznie przedkłada Burmistrzowi Choroszczy kompletny protokół postępowania podpisany przez członków Komisji oraz przez osobę upoważnioną w tym zakresie przez Burmistrza.

§ 10

1. Przewodniczący Komisji, za zgodą Burmistrza Choroszczy, powołuje biegłego (rzeczoznawcę) do wykonania określonych w toku jej prac czynności, jeżeli wymagane są wiadomości specjalne.

2. Wniosek Komisji o powołanie biegłego, powinien zawierać wskazanie przedmiotu
i terminu sporządzenia pisemnej opinii.

3. Biegłym nie może być pracownik zamawiającego.

§ 11

W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie będą miały zastosowanie odpowiednie przepisy ustawy prawo zamówień publicznych.

§ 12

Regulamin niniejszy obowiązuje z dniem wejścia w życie zarządzenia Nr 4/06 Burmistrza Choroszczy z dnia 28 lutego 2006 roku.